Met behulp van Suborganisaties en Divisies kunt u uw gebruikersaccounts en klantendossiers structureren en collegiale samenwerking mogelijk maken voor klantdossiers.
Wilt u meer ondersteuning bij uw keuze voor suborganisaties of divisies? Informeer eens naar de mogelijkheden voor ondersteuning door onze Support Afdeling.
Wat is een suborganisatie en wat een divisies?
Suborganisatie
Een suborganisatie kan gebruikt worden als uw organisatie werkt met verschillende werkmaatschappijen. In een suborganisatie is het mogelijk om gebruikers toe te voegen en organisatie details zoals een eigen Logo en mailsjablonen aan te passen. Suborganisaties erven de instellingen van moederorganisaties en kunnen vervolgens aangepast.
Divisies
Een divisie heeft minder instellingen dan een suborganisatie en is een afdeling binnen een organisatie. Een medewerker kan deel uitmaken van meerdere divisies. Divisies kunnen een eigen klantenbak hebben die worden gedeeld door alle medewerkers binnen die divisie. Het gebruik van divisies stelt adviseurs dus in staat om klantdossiers van collega’s te openen en te wijzigen.
Hoe maakt u een suborganisatie of divisie?
U logt in de Figlo Manager.
Let op, dit is alleen mogelijk als uw account autorisatie voor de Manager heeft.
Uw inloggegevens voor de Manager zijn identiek aan de inloggegevens als de Start.
U ziet het beginscherm van de Manager, aan de linkerzijde staat ‘Organization explorer’ met een pijl. Door op de pijl te klikken verschijnt het organisatieverkenningsscherm. U ziet daar uw eigen organisatie vermeld.
Onderaan het scherm ziet u onder andere de button Add U kunt nu suborganisaties of divisies toevoegen aan uw organisatie door op Add te klikken.
Suborganisatie toevoegen
Er verschijnt een pop-up met “Folder type’, We gaan allereerst een organisatie toevoegen. U klikt op Organization en dan op OK.
U geeft de suborganisatie een naam. Dit kan bijvoorbeeld de naam Werkmaatschappij zijn. U voert deze naam in het veld Name.
U ziet in het suborganisatie-scherm verschillende tabbladen. Deze tabbladen zijn gelijk aan de tabbladen met instellingen die u voor uw moederorganisatie tot uw beschikking heeft. Voor de suborganisatie zijn de instellingen gelijk aan de moederorganisatie tenzij u deze aanpast.
U klikt op de button OK.
U ziet weer het beginscherm van de Manager, de ‘suborganisatie’ is aan de linkerzijde toegevoegd.
Adviseur toevoegen aan een suborganisatie
U kunt nu een gebruikersaccount aanmaken in deze suborganisatie. Zorg er voor dat u de juiste suborganisatie geselecteerd heeft. Klik daarvoor eerst op de suborganisatie aan de linkerzijde.
En vervolgens klikt u rechts in het scherm op Add om een adviseur toe te voegen op dezelfde manier als binnen uw moederorganisatie.
Divisie toevoegen
U klikt weer links in uw scherm op Add om ditmaal een divisie aan te maken onder de moederorganisatie. Wanneer het organisatie verkenningsscherm niet meer open staat klikt u deze weer met de pijl open.
Er verschijnt een pop-up met “Folder type’, u klikt nu op Division.
U geeft de Divisie een naam door deze in te voeren in het veld Name, bijvoorbeeld ‘Afdeling Hypotheken’.
U ziet dat de divisie aanzienlijk minder tabbladen aan instellingen heeft. Om de divisie op te slaan klikt u op ok.
U ziet nu weer het beginscherm van de Manager. U heeft een divisienaam toegevoegd, deze ziet u aan de linkerzijde van het scherm. U ziet aan de rechterzijde de melding staan “It’s not possible to make changes in this panel for divisions”.
Adviseur toevoegen aan een divisie
Onder een divisie is het niet mogelijk adviseurs toe te voegen. Adviseurs dienen onder de organisatie of suborganisatie te worden
toegevoegd. Wel kunt u aangeven dat Adviseurs in een of meerdere divisies werkzaam zijn.
U klikt op de organisatie aan de linkerzijde en vervolgens dubbelklikt u op de gewenste adviseur aan de rechterzijde van het scherm. Het scherm Account details verschijnt.
U klikt op de button Divisions. U ziet een lijst met beschikbare divisies. U kunt één adviseur aan meerdere divisies koppelen. Vink de gewenste divisies aan.
Er kan 1 divisie als default geselecteerd worden. Nieuwe klantdossiers worden - tenzij anders aangegeven - dan aan díe divisie toegewezen. Klik op Save.
Linked: de adviseur heeft toegang tot deze divisie
Default: dit is de standaard divisie van de adviseur
Klantdossiers horen slechts bij één divisie tegelijk. U kunt deze divisie wel naar wens aanpassen, ofwel uw kunt het klantdossier verhuizen van de ene naar de andere divisie.
Klant toewijzen aan een divisie
U logt zich in op Figlo Start. Klik op Client toevoegen. U kiest voor Figlo Hypotheken of Figlo Planning.
Het scherm Registratie nieuwe cliënt verschijnt.
Één van de beschikbare velden is nu het veld Divisie. In het pull-down menu ziet u de verschillende beschikbare divisies. Selecteer de gewenste divisie, voer de benodigde gegevens in en klik op Opslaan.
Klant verhuizen van de ene naar de andere divisie
U kunt ook de divisie van een bestaand dossier aanpassen vanuit het Figlo Start .
U selecteert in het scherm Cliënten de betreffende Cliënt en klikt op de drie puntjes. U klikt op de wijzigingsbutton bewerk eigenaar/ divisie.
Er verschijnt een pop-up met de mogelijkheid om de eigenaar en/of divisie te bewerken. Maak uw keuze en klik op Opslaan.